Entrevue du SYVICOL avec Madame la Ministre de la Digitalisation concernant la gouvernance des données au niveau communal

Le 23 février 2026, le SYVICOL a été invité à une réunion avec Madame la Ministre de la Digitalisation et les services compétents pour discuter de la mise en œuvre au niveau communal de certaines dispositions du règlement (UE) 2022/868 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2022 portant sur la gouvernance européenne des données, transposé par la loi du 19 décembre 2025 portant création du Commissariat du Gouvernement à la souveraineté des données, ainsi que des dispositions prévues dans le projet de loi n°8395B relative à la mise en œuvre du principe « once only ».

Inventaire des données des communes et catalogue des données du secteur public

Selon les services compétents du ministère, toutes les communes devront dresser un inventaire des ensembles de données qu’elles détiennent. Afin de les aider à effectuer cette tâche, le ministère a élaboré un guide téléchargeable sur Letzdata.lu, qui est le portail regroupant notamment le catalogue des données du secteur public et le point d'information unique selon le règlement européen prémentionné. Dans ce catalogue, on trouve d’ores et déjà des ensembles de données, mais limités aux métadonnées, c'est-à-dire uniquement les descriptions de ces ensembles de données et ne contenant donc aucune donnée sensible.

L’objectif est de rendre toutes les données du secteur public au Luxembourg trouvables dans ce catalogue des données du secteur public, qui est accessible au grand public et qui est interopérable avec d’autres catalogues de données sectoriels et européens.

Dans le contexte de la mise en œuvre du règlement européen 2022/868, le ministère distingue deux sortes de traitement.

En premier lieu, l’accès aux données et la réutilisation des données, uniquement autorisé pour les buts suivants :

• l’analyse statistique ;
• les activités d’éducation ou d’enseignement ;
• la recherche scientifique ;
• la recherche historique ;
• l’évaluation des politiques publiques luxembourgeoises ou européennes.

Il importe de mentionner ici que, dès que le détenteur des données a transmis les données sollicitées en vue de leurs réutilisations, le Commissariat du Gouvernement à la souveraineté des données devient le responsable du traitement des données dans le cadre de l’exécution de ses missions.

En deuxième lieu, le principe du « once only », qui établit l’obligation pour les entités publiques d’échanger entre elles toutes les données nécessaires lorsque l’administré entame une démarche administrative et la possibilité pour les entités publiques d’échanger les données nécessaires pour informer de manière proactive les administrés de leur droit à un bénéfice éventuel (aides, subventions, etc.).

Afin de mettre en œuvre le principe du « once only » et de pouvoir échanger les données, les entités publiques devront établir un « protocole once only » pour chaque type d’échange de données. Cependant, selon le ministère, l'accent devra être mis, dans un premier temps, sur les procédures les plus fréquemment demandées par les citoyens. Cette loi sera donc mise en œuvre par étapes.

En fait, le ministère travaille déjà avec des communes pilotes pour examiner quelles sont les procédures les plus fréquemment effectuées sur Guichet.lu. La Ville de Luxembourg, par exemple, dispose aujourd’hui d’environ une vingtaine de procédures sur Guichet.lu. Ainsi, le ministère vise à développer, ensemble avec le Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique (SIGI) et la Ville de Luxembourg, des procédures identiques pour toutes les communes. Pourtant, ceci implique que diverses procédures devront être harmonisées au niveau communal dans l’avenir, tel que le formulaire de changement d'adresse ou la commande d'une poubelle.

Dans ce contexte, Madame la Ministre a assuré aux membres du bureau du SYVICOL que les communes pourront compter sur le soutien du Centre des technologies de l’information de l’État (CTIE) pour dresser un inventaire de leurs données et sur le soutien des services du Commissariat du Gouvernement à la souveraineté des données pour apporter un appui dans le même domaine.

Campagnes de sensibilisation

Dans le but d’informer et de sensibiliser les communes ainsi que le grand public sur le principe du « once only » et la gouvernance des données, le ministère envisage d’organiser des séances d'information pour le grand public et des formations pour les personnes chargées de cataloguer les ensembles de données dans les communes.

A ce sujet, le président du SYVICOL a rappelé une revendication du SYVICOL émise dans son avis sur le projet de loi n°8395 relatif à la valorisation des données dans un environnement de confiance, notamment la mise en place d’un groupe de travail composé d’experts du ministère et du niveau communal pour identifier les données à caractère personnel et les informations pour lesquelles les communes devront signer un « protocole once only » et la mise à disposition aux communes de protocoles types « once only » pour les échanges qui seront identiques dans les 100 communes du pays.

Pour conclure ce point, il a été convenu de se réunir régulièrement entre les services de l’Etat et le niveau communal pour rester à jour, ainsi que la mise en place d’un groupe de travail compétent en la matière par le ministère.

A la demande du SYVICOL, les autres sujets traités lors de la réunion étaient :

Signature électronique en matière administrative par le biais de la plateforme « e-sign »

Suite à la circulaire n° 2025-097 : Mise en œuvre de la loi 4 juin 2025 relative à la signature électronique des actes en matière administrative du 18 décembre 2025, le SYVICOL a profité de la réunion avec Madame la Ministre pour mettre en évidence plusieurs difficultés pratiques dans la mise en œuvre de la signature électronique au niveau communal. Il a notamment souligné que l’utilisation de la plateforme « e-sign » nécessite un compte IAM, dont ne disposent actuellement pas les bourgmestres, les échevins et les conseillers.

Une autre question importante concernait le fait qu’au niveau communal les documents doivent souvent être signés par plusieurs personnes, par exemple le bourgmestre, un échevin et le secrétaire communal pour un mandat de paiement.

En réponse, la ministre a indiqué que les communes peuvent elles-mêmes créer des comptes IAM pour les membres du conseil communal, à condition que le certificat LuxTrust des personnes concernées soit relié au système IAM. Elle a également confirmé que plusieurs signataires peuvent intervenir sur un même document dans « e-sign ». Une hiérarchie de signature peut être définie si nécessaire, mais elle n’est pas obligatoire. Il faut quand même noter que les communes devront faire le choix entre la signature électronique ou la signature physique pour chaque document, une combinaison des deux formes de signatures n’étant pas possible.

Enfin, la ministre a souligné qu’« e-sign » dispose d’une interface permettant l’intégration avec d’autres systèmes informatiques. À terme, cela pourrait par exemple permettre aux communes et au SIGI de télécharger automatiquement des documents signés dans leurs applications. Cette interopérabilité est un des avantages potentiels de la plateforme pour faciliter la gestion et l’archivage des documents électroniques au sein des communes.

Dans le même contexte, il importe encore de mentionner que le ministère a entretemps envoyé une mise à jour de la circulaire prémentionnée : circulaire n° 2026-021 : eSign – Mise à jour de l’application et publication du nouveau guide utilisateur et précisions par rapport à notre circulaire 2025-097 du 10 mars 2026.

Charte sur l’utilisation de l'IA au niveau étatique et communal

Le SYVICOL a également informé la ministre que l’utilisation de l’intelligence artificielle au sein des administrations publiques a été soulevée par plusieurs responsables communaux. Ceux-ci s’interrogent sur la manière dont l’État encadre concrètement l’usage de ces outils par ses agents, et sur l’existence éventuelle d’une charte d’utilisation définissant les bonnes pratiques et les limites à respecter dans les ministères et les administrations dans le domaine de l’intelligence artificielle.

Concrètement, les communes souhaitent savoir si un cadre officiel existe déjà au niveau de l’État, et le cas échéant s’il pouvait être partagé avec les communes afin d’inspirer ou d’accompagner leurs propres démarches. L’enjeu est d’assurer une utilisation responsable de l’intelligence artificielle dans les administrations locales, tout en garantissant la sécurité des données et la transparence des pratiques.

En réponse, Madame la Ministre a indiqué que l’État est actuellement en train d’élaborer une charte relative à l’utilisation de l’IA par les agents étatiques. Ce document devrait être finalisé dans un délai d’environ deux mois. Une fois adopté, il pourra également être mis à disposition des communes, afin de leur servir de référence pour encadrer l’usage de ces technologies au niveau communal.

« Guichet op Rieder »

Finalement, la ministre a informé le SYVICOL de l’intention du ministère de mettre en place un guichet mobile sous forme de bus où les gens pourront obtenir de l'aide concernant leurs démarches digitales. Ce bus circulera en boucle dans les différentes régions du pays et est à considérer comme offre complémentaire à l’accueil physique de Guichet.lu, situé rue Notre-Dame à Luxembourg-Ville.

Photos : © Ministère de la Digitalisation